La recepción y almacenamiento involucran un conjunto de actividades cuyo objetivo es el cuidado y mantenimiento de las especificaciones técnicas con las cuales fueron fabricados los medicamentos y dispositivos médicos.
Las personas directamente involucradas en la compra y venta minorista de medicamentos deben garantizar la calidad de los productos dispensados; asumen, entre otras, una responsabilidad técnica, al adquirir medicamentos a proveedores legalmente registrados, al almacenar y distribuirlos de la forma indicada por el fabricante, al controlar la fecha de vencimiento y al vigilar estrictamente el almacenamiento de los medicamentos de control especial. El almacenamiento debe ser planificado; requiere tener en cuenta el sitio, el diseño de las instalaciones, y la utilización de métodos de control de inventarios que garanticen su correcta rotación y que apoyen la planificación de las compras. Finalmente, se necesitan mecanismos de control y procedimientos que garanticen la conservación de los medicamentos y dispositivos médicos. Las áreas de almacenamiento deben estar alejadas de las zonas de contaminación, y permitir el flujo de personas y objetos. Es importante que cuenten con pisos resistentes, uniformes, con drenajes adecuados y paredes de muros sólidos, ambos impermeables, que permitan la limpieza y la sanitización, y que sean resistentes a factores ambientales, como humedad y temperatura. Por su parte, los techos y cielo rasos también deben ser resistentes, uniformes, y de fácil limpieza y sanitización. Las áreas de almacenamiento deben estar iluminadas y tener ventilación natural y/o artificial. La ventilación natural no debe entenderse como puertas y ventanas abiertas, lo que permite la acción de los rayos solares y la contaminación con suciedad exterior. Estos lugares además deben contar con mecanismos que garanticen las condiciones de temperatura y humedad relativa recomendadas por los fabricantes de los medicamentos y dispositivos médicos, igualmente, se deben llevar registros de estas variables con un termómetro y un higrómetro calibrados. Los medicamentos y dispositivos médicos no pueden permanecer en contacto directo con el piso. Se deben colocar en estibas, que son estanterías de material sanitario, impermeables y fáciles de limpiar, toda vez que deben permanecer siempre limpios, y libres de polvo y suciedad. Los medicamentos que requieran refrigeración serán almacenados en cuartos fríos o en refrigeradores con mecanismos que registren la temperatura. Se debe contar con un plan de emergencia que garantice el mantenimiento de la cadena de frío en caso de interrupciones de la energía eléctrica. Adicionalmente, las áreas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos deben contar con alarmas sensibles al humo y extintores de incendios. En estas se debe evitar que se acumulen residuos. Además a las disposiciones fijadas por los establecimientos mayoristas o minoristas, mientras se realiza la recepción se debe: 
Los dispositivos médicos y medicamentos se distribuyen dentro del área de almacenamiento previamente asignada e identificada, de acuerdo con la clasificación farmacológica y por orden alfabético (medicamentos), acorde con los criterios de almacenamiento, entre los que básicamente se incluyen: frecuencia de demanda, volumen, forma farmacéutica y nivel de atención.
Se deben establecer medios de almacenamiento que permitan una rápida identificación, y asignar códigos a los medios de almacenamiento (espacios, áreas físicas y estanterías) y a los medicamentos y dispositivos médicos (normalización). Los medicamentos y dispositivos médicos deben estar organizados de tal manera que aquellos que tengan la fecha de vencimiento más cercana sean localizados fácilmente, para despacharlos primero. Las devoluciones de medicamentos deben disponer de un área especial de almacenamiento, diferente de la de los productos disponibles para la venta. |
Controles durante el proceso de almacenamiento.
Durante el almacenamiento, se deben controlar y documentar:
1. Condiciones ambientales. No se debe permitir ninguna desviación, ya que la temperatura y humedad relativa de almacenamiento permiten garantizar la vida útil del medicamento durante el tiempo establecido por el fabricante en cada envase o empaque individual. La vida útil es el período durante el cual se espera que un medicamento, en condiciones de almacenamiento previamente establecidas en cuanto a temperatura y humedad relativa, satisfaga las especificaciones de calidad establecidas mediante los estudios de estabilidad. Cuando no se pueden mantener las condiciones de temperatura establecidas por el fabricante, se debe considerar un sistema de climatización ambiental para poder garantizar la estabilidad de los medicamentos. 2. Verificar que los productos fotosensibles se almacenen protegidos de la luz. 3. Mantenimiento de la cadena de frío a temperaturas de refrigeración entre 2ºC y 8ºC.
4. Almacenamiento de productos inflamables en sitios que posean condiciones controladas de ventilación, temperatura y humedad, y con iluminación adecuada, extintor y suelo con desagüe.
5. Almacenamiento de medicamentos de gran volumen (aquellos cuyo volumen es igual o superior a 500 mL) en sitios que garanticen su integridad y faciliten su dispensación. 6. Control de existencias fijando los niveles mínimo y máximo, punto de reposición o punto de pedido y presupuesto necesario para cumplir con la prestación oportuna del servicio. 7. Control de inventarios. Se realiza más que todo mediante la evaluación de la rotación de inventario y del conteo físico, comparado con el registro de existencias. Se debe realizar inventario general y pruebas selectivas. 8. Control de fechas de vencimiento. Se debe contar con criterios, procedimientos y recursos que permitan verificar continuamente la fecha de vencimiento de los medicamentos y dispositivos médicos, para que sean distribuidos o dispensados dentro de la fecha de vigencia o se solicite al proveedor, con la debida antelación, la devolución o cambio, de acuerdo con las condiciones de negociación con el distribuidor o el laboratorio fabricante.
Referencias
1. República de Colombia. Ministerio de Protección Social. RESOLUCIÓN 000826 de 10 de Abril de 2003. "Por la cual se expiden normas para el control y vigilancia de la importación, exportación, procesamiento, síntesis, fabricación, distribución, dispensación, compra, venta y destrucción de Materias Primas de Control Especial y medicamentos que las contengan.
2. República de Colombia. Ministerio de Protección Social. DECRETO 2200 de 28 de Junio de 2005."Por el cual se reglamenta el Servicio Farmacéutico y se dictan otras disposiciones". 3. República de Colombia. Presidencia de la República. DECRETO 3050 de 1 de Septiembre de 2005. "Por el cual se reglamenta el expendio de medicamentos". 4. República de Colombia. Presidencia de la República. DECRETO 2330 de 12 de Julio de 2006. "Por el cual se modifica el Decreto 2200 de 2005 y se dictan otras disposiciones". 5. República de Colombia. Ministerio de Protección Social. RESOLUCIÓN 1403 de 14 de Mayo de 2007. "Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos y se dictan otras disposiciones". 6. República de Colombia. Ministerio de Protección Social. RESOLUCIÓN 2955 de 27 de Agosto de 2007. "Por la cual se modifican algunos numerales del Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos del Servicio Farmacéutico, adoptado mediante Resolución 1403 de 2007 y se dictan otras disposiciones". |
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